Automatización del proceso de matrícula administrativa utilizando JBPM para los estudiantes de la Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Andina del Cusco

Abstract

La presente tesis tiene como objetivo automatizar los procesos de trámite de matrícula administrativa en la Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Andina del Cusco, trámite que se realiza de forma manual en diferentes actividades dentro del flujo de matrícula administrativa arrastrando deficiencia y productividad disminuida, se utilizara como sistema de gestión y transformación de procesos a BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio) con la finalidad de realizar un seguimiento adecuado de los trámites, elevando el nivel de respuesta de está y controlando la carga laboral, obteniendo una productividad adecuada de los trámites, brindando una satisfacción conjunta entre los usuarios que interactúan en el proceso de matrícula administrativa (Estudiante, Dirección de Escuela de Ingeniería de Sistemas, Dirección de Servicios Académicos, Comisión revisora y Decanatura) esto con la ayuda de la herramienta JBPM y la metodología BPM:RAD, obteniendo un flujo de trámite sencillo y en tiempo real.

Como resultado obtenido fue, la disminución de tiempo de trámite de matrícula administrativa de 15 días generales a 3 días en promedio estimados con la plataforma a disposición y uso continuo, llegando a ser eficaz con respecto a la transmisión de datos y respuesta con notificaciones de correos electrónicos y el manejo de información ordenada de acuerdo a la facilidad que nos muestra y genera esta plataforma, brindando una elevada productividad a los usuarios relevantes.

The purpose of this thesis is to automate the administrative enrollment process at the Professional School of Systems Engineering of the Universidad Andina del Cusco, using the BPM (Business Process Management or Business Process Management) tool as a solution in order to to carry out an adequate follow-up of the procedures, raising the level of response of this and controlling the workload, obtaining an adequate productivity of the procedures, providing joint satisfaction among the users who interact in the administrative enrollment process (Student, Engineering Direction of Systems, Academic Services, Review Commission and Dean's Office) this with the help of the JBPM tool and the BPM: RAD methodology, obtaining a simple flow procedure in real time.

As a result, the administrative registration processing time decreased from 15 general days to 3 days on average estimated with the platform available and continuous use, becoming effective with respect to data transmission and response with email notifications. electronics and the management of ordered information according to the ease that this platform shows us and generates, providing high productivity to relevant users.